Le contrat est signé, l'apprenti commence lundi. Reste une étape que beaucoup découvrent trop tard : le dépôt du contrat auprès de l'OPCO. C'est elle qui conditionne le dépôt du contrat et la décision de prise en charge financière de la formation, et elle obéit à deux délais précis.
Cet article reprend les textes du Code du travail et la notice officielle du contrat. Il s'adresse au CFA, qui conseille l'employeur mais n'est pas celui qui transmet le dossier. Pour remplir le formulaire lui-même, lisez notre guide du CERFA 10103.
À retenir
- L'employeur transmet le contrat à l'OPCO au plus tard dans les 5 jours ouvrables suivant le début d'exécution du contrat, que celui-ci commence en CFA ou en entreprise.
- L'OPCO dispose de 20 jours à compter de la réception du dossier complet : passé ce délai, son silence vaut refus de prise en charge.
- En cas de non-conformité, l'OPCO refuse avec une décision motivée et ne dépose pas le contrat ; un dossier incomplet est renvoyé.
- Un changement d'un élément essentiel du contrat se règle par un avenant, également transmis à l'OPCO.
Suivez la date limite de dépôt de chaque contrat sans tableur.
Réserver une présentationQuel est le délai pour déposer le contrat d'apprentissage ?
L'employeur transmet le contrat à l'OPCO au plus tard dans les 5 jours ouvrables qui suivent le début de son exécution. La notice officielle précise que ce début d'exécution est celui « en organisme de formation comme en entreprise » : si l'apprenti commence au CFA avant d'arriver chez l'employeur, le délai court dès son premier jour au CFA.
| Date | Rôle dans le délai |
|---|---|
| Date de conclusion (signature) | Ne déclenche pas le délai. |
| Date de début d'exécution du contrat | Point de départ des 5 jours ouvrables. |
| Date de début de formation pratique chez l'employeur | Ne déclenche pas le délai, sauf si elle coïncide avec le début d'exécution. |
Les transmissions peuvent se faire par voie dématérialisée.
Sources : Code du travail, article D6224-1 ; notice 51649#09 du contrat d'apprentissage.
Attention. Le texte parle de jours ouvrables et ne précise pas, dans la page lue, si le samedi compte. Ne jouez pas avec la dernière journée : déposez dès que le dossier est complet, et demandez à l'OPCO le mode de comptage qu'il applique.
Qui doit déposer le contrat : l'employeur, le CFA ou l'OPCO ?
Le texte met la transmission à la charge de l'employeur, qui l'adresse à l'OPCO ; c'est ensuite l'OPCO qui dépose le contrat auprès des services du ministère chargé de la formation professionnelle. Pour un employeur du secteur public non industriel et commercial, la notice renvoie vers le représentant de l'État dans le département du lieu d'exécution du contrat (DDETS, DEETS ou équivalent) plutôt que vers un OPCO.
Concrètement, l'OPCO EP indique que l'entreprise saisit le contrat en ligne sur son espace personnel, fait signer le CERFA imprimé par l'apprenti et l'employeur, puis transmet en ligne le CERFA signé et ses annexes. Chaque OPCO a sa plateforme : le CFA aide l'employeur à ne rien oublier, mais le délai est celui de l'employeur.
Sources : Code du travail, articles L6224-1 et D6224-4 ; notice 51649#09 ; OPCO EP, dépôt du contrat.
Bon à savoir. Le texte désigne l'employeur comme responsable de la transmission. Dans la pratique, beaucoup de CFA saisissent ou préparent le dossier avec lui. Convenez-en par écrit avec l'employeur, pour que chacun sache qui dépose, et avant quelle date.
Quelles pièces faut-il transmettre ?
Le dossier complet comprend le CERFA signé et, selon les cas, quelques pièces. Un dossier incomplet ne peut pas être instruit : la notice indique qu'il est directement renvoyé à l'employeur.
| Pièce | Quand |
|---|---|
| Contrat d'apprentissage (CERFA 10103*14), signé | Toujours |
| Convention de formation conclue avec le CFA | Toujours, sauf formation interne |
| Annexe pédagogique et financière | Si la formation est assurée par un CFA interne à l'entreprise |
| Convention tripartite (employeur, CFA, apprenti) | Si la durée du contrat ou le cycle de formation est aménagé |
| Convention de mobilité européenne ou internationale | Si une mobilité est prévue |
| Déclaration sur l'honneur de projet de création ou de reprise d'entreprise | Si l'apprenti déclare ce projet pour bénéficier de la dérogation d'âge |
L'employeur atteste aussi, au bas du CERFA, disposer de toutes les pièces justificatives nécessaires au dépôt.
Sources : Code du travail, article D6224-1 ; notice 51649#09.
Que contrôle l'OPCO, et dans quel délai décide-t-il ?
L'OPCO dispose de 20 jours à compter de la réception de tous les documents pour décider de la prise en charge financière. Il vérifie le contrat au regard de plusieurs points : formation éligible à l'apprentissage, âge de l'apprenti, conditions du maître d'apprentissage, rémunération, absence d'interdiction de recruter, et, le cas échéant, certification qualité et habilitations de l'organisme de formation.
| Contrôle | Où le retrouver dans le CERFA |
|---|---|
| Éligibilité de la formation | Rubrique formation (code RNCP, intitulé) |
| Âge de l'apprenti | Rubrique apprenti (date de naissance, dérogations) |
| Maître d'apprentissage | Rubrique maître d'apprentissage, attestation de l'employeur |
| Rémunération | Rubrique contrat, lignes de rémunération |
| Habilitation à former | SIRET du CFA ou du lieu de formation |
Si l'OPCO constate une non-conformité, il peut soit refuser, soit demander à l'employeur de modifier le ou les points concernés, dans le délai d'instruction. En cas de refus, il rend une décision motivée aux parties et au CFA, et ne dépose pas le contrat. Si le contrat est conforme, l'OPCO le dépose par voie dématérialisée auprès des services du ministère.
Sources : Code du travail, article D6224-2 (version applicable aux contrats signés à compter du 1er août 2024) ; article R6224-3 ; notice 51649#09.
Bon à savoir. Le délai de 20 jours ne court qu'à partir de la réception du dossier complet, comme le précise l'OPCO EP. Un dossier qui revient pour une pièce manquante repousse donc la décision.
Que se passe-t-il si l'OPCO ne répond pas ?
Passé le délai de 20 jours, le silence de l'OPCO vaut décision implicite de refus de prise en charge. C'est l'article R6224-3 du Code du travail qui le dit : l'OPCO décide dans les vingt jours de la réception de tous les documents, et son silence fait naître, au terme de ce délai, une décision implicite refusant la prise en charge.
Un employeur ou un CFA qui n'a aucune nouvelle ne doit donc pas attendre passivement le 21e jour : une relance avant l'échéance est plus utile qu'un constat après.
Source : Code du travail, article R6224-3.
Que faire en cas de refus ou de demande de modification ?
Corrigez le point de non-conformité signalé, dans le délai d'instruction quand l'OPCO le demande, et gardez la décision motivée dans le dossier. Pour un contrat déjà en cours qui évolue, la règle est l'avenant : tout changement d'un élément essentiel du contrat fait l'objet d'un avenant, que l'employeur transmet à l'OPCO. À sa réception, l'OPCO décide soit de prendre en charge ce qu'il avait refusé, soit de maintenir la prise en charge déjà accordée.
Les exemples d'avenant que donne la notice : changement de maître d'apprentissage, de durée hebdomadaire de travail, de lieu d'exécution, prolongation après un échec à l'examen. Voir le guide du CERFA 10103 pour la codification des avenants.
Sources : Code du travail, article D6224-5 ; notice 51649#09.
Attention. Aucune source officielle lue ne détaille les conséquences d'un dépôt après le délai de 5 jours. L'OPCO EP renvoie cette question à son conseiller. Ne tenez ni pour acquis un refus automatique, ni pour acquise une tolérance : contactez votre OPCO dès que le délai est dépassé.
Quelle checklist pour ne pas dépasser le délai ?
- Date de début d'exécution du contrat relevée sur le CERFA (et non la date de signature)
- Date limite des 5 jours ouvrables calculée et notée
- CERFA complété, signé par l'employeur et l'apprenti, par le représentant légal si l'apprenti est mineur
- Visa du CFA apposé dans la rubrique formation
- Convention de formation jointe
- Convention tripartite jointe si la durée est aménagée
- Annexe pédagogique et financière jointe pour un CFA interne
- Dépôt effectué sur la plateforme de l'OPCO compétent, preuve de dépôt archivée
- Date de réception du dossier complet notée : elle ouvre les 20 jours
- Décision de l'OPCO reçue, ou relance faite avant la fin des 20 jours
Quels courriers préparer ?
Les documents se déposent sur l'espace de l'apprenti plutôt que d'être envoyés en vrac par e-mail. Voici deux modèles à adapter.
1. Rappel du délai à l'employeur
Bonjour Monsieur [Nom] / Madame [Nom],
Le contrat d'apprentissage de [Prénom] a pour date de début d'exécution le [date]. Il doit parvenir à l'OPCO au plus tard 5 jours ouvrables après cette date, soit avant le [date limite]. Il nous manque encore [la signature de l'apprenti / la convention de formation signée]. Vous pouvez réserver un créneau avec moi via mon lien de rendez-vous si vous souhaitez le finaliser ensemble.
Cordialement,
[Prénom Nom], Directeur — [Nom du CFA]
2. Information après une demande de l'OPCO
Bonjour Monsieur [Nom] / Madame [Nom],
L'OPCO nous indique que le dossier de [Prénom] présente le point suivant : [point signalé]. Pour que la décision puisse être rendue dans le délai de 20 jours, nous vous proposons de corriger ce point cette semaine. Nous mettons à votre disposition les éléments de la convention de formation concernés.
Cordialement,
[Prénom Nom], Directeur — [Nom du CFA]
Que peut faire l'IA pour le dépôt d'un contrat ?
Une IA (ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot, Le Chat ou une autre) ne dépose rien et ne décide de rien. Elle aide à préparer et à relire.
| Tâche | Ce que l'IA peut faire | Précaution |
|---|---|---|
| Relance | Rédiger ou reformuler un rappel de délai à partir de vos modèles. | Aucun nom ni donnée personnelle dans un outil sans cadre contractuel. |
| Contrôle de dossier | Comparer une liste de pièces attendues à celles reçues. | Vérifiez les pièces sur la notice, pas sur la réponse de l'IA. |
| Synthèse | Résumer une décision motivée de l'OPCO en actions à mener. | Relisez la décision elle-même. |
N'envoyez jamais de NIR, d'adresse ni de date de naissance d'un apprenti à un outil grand public. Le cadre complet est dans notre article sur l'IA en CFA et les données personnelles.
Que peut-on automatiser autour du dépôt ?
Le dépôt est un moment unique, mais il se prépare et se suit. Un logiciel CFA peut en prendre en charge une partie, la personne gardant la décision.
| Déclencheur | Action automatique | Contrôle humain |
|---|---|---|
| Date de début d'exécution saisie | Calcul et affichage de la date limite des 5 jours ouvrables | Vérifier le mode de comptage de l'OPCO |
| Dossier incomplet à J-2 | Alerte au gestionnaire avec la liste des pièces manquantes | Relance de l'employeur |
| Dépôt effectué | Archivage de la preuve de dépôt dans le dossier | Contrôle de complétude |
| Réception du dossier complet | Rappel avant la fin des 20 jours | Relance de l'OPCO si besoin |
Dans Mivtsaim, les documents produits sont fabriqués et conservés au fil de l'eau. L'automatisation prépare et alerte, la personne décide.
Questions fréquentes
Quel est le délai pour déposer un contrat d'apprentissage ?
Au plus tard 5 jours ouvrables après le début d'exécution du contrat. (Code du travail, D6224-1)
À partir de quand court le délai de 5 jours ?
À partir du début d'exécution du contrat, en organisme de formation comme en entreprise, et non de la date de signature. (notice 51649#09)
Combien de temps l'OPCO a-t-il pour répondre ?
Vingt jours à compter de la réception de tous les documents. Son silence vaut refus de prise en charge. (Code du travail, R6224-3)
Peut-on déposer le contrat par voie électronique ?
Oui : les transmissions prévues peuvent se faire par voie dématérialisée. (Code du travail, D6224-1)
Que faire si l'OPCO refuse le contrat ?
Il rend une décision motivée et ne dépose pas le contrat. L'employeur corrige le point signalé ; en cours de contrat, un avenant est transmis à l'OPCO. (Code du travail, D6224-2 et D6224-5)
À qui l'employeur public transmet-il le contrat ?
La notice renvoie vers le représentant de l'État dans le département du lieu d'exécution, et non vers un OPCO, pour le secteur public non industriel et commercial. (notice 51649#09)
Sources
- Code du travail, article D6224-1 : transmission du contrat
- Code du travail, article D6224-2 : contrôle par l'OPCO
- Code du travail, article R6224-3 : délai de 20 jours et silence
- Code du travail, article D6224-4 : dépôt par l'OPCO
- Code du travail, article D6224-5 : avenant
- Code du travail, article L6224-1
- Notice 51649#09 du contrat d'apprentissage
- OPCO EP, comment s'effectue le dépôt du contrat
Directeur de cfa. Nous avons créé Mivtsaim parce qu'aucun logiciel ne couvrait tout ce qu'un CFA fait réellement au quotidien. Il est né dans un CFA, et il est aujourd'hui ouvert à tous les centres de formation d'apprentis.