Le CFA forme l'apprenti, puis facture l'OPCO par échéances. Le paiement dépend moins du travail fait que des pièces jointes à la bonne échéance : facture conforme, certificat de réalisation, bon échéancier. Cet article liste les erreurs qui retardent le paiement, d'après le vade-mecum des OPCO et les documents des OPCO lus pour l'occasion.
Pour le montant lui-même, voyez le NPEC ; pour la transmission par logiciel, l'API Convergence.
À retenir
- Pour les contrats conclus à partir du 1er juillet 2025, l'échéancier est 40 %, 30 %, 20 % puis un solde ; avant, il était de 40 %, 30 %, 30 %.
- La facture, nette de TVA, doit être égale au montant de l'échéance calculé par l'OPCO.
- Un certificat de réalisation est exigé à partir de la deuxième échéance et à la fin du contrat.
- Sans les pièces demandées, le solde n'est pas dû.
Gardez l'échéancier de chaque contrat et ses pièces dans le dossier de l'apprenti.
Réserver une présentationQuel échéancier appliquer ?
Tout dépend de la date de conclusion du contrat. Pour les contrats conclus à partir du 1er juillet 2025, le décret n° 2025-585 du 27 juin 2025 prévoit, pour chaque année d'exécution : 40 % d'avance dans les 30 jours après réception de la facture, 30 % au septième mois, 20 % au dixième mois, puis un solde de 10 %. Les OPCO précisent que la prise en charge est calculée en jours de contrat : NPEC annuel divisé par 365, multiplié par le nombre de jours.
Le vade-mecum de février 2024 décrit l'ancien rythme (40 %, 30 %, 30 %) pour les contrats conclus à compter du 1er janvier 2021.
Sources : Centre Inffo, décret sur le versement du NPEC ; OPCO 2i, webinaire CFA du 28 avril 2026 ; Vade-mecum CFA, février 2024.
Attention. Appliquer le nouvel échéancier à un ancien contrat, ou l'inverse, est une cause directe d'écart entre votre facture et l'échéance calculée par l'OPCO. Vérifiez la date de conclusion avant de facturer.
Quelles erreurs retardent le paiement ?
| Erreur | Ce que disent les sources |
|---|---|
| Facture différente de l'échéance | La facture, nette de TVA, doit être égale au montant calculé par l'OPCO. Comparez l'accord de prise en charge aux échéances de votre logiciel avant la première facture. |
| Pas de certificat de réalisation | Exigé à partir de la 2e échéance, et à la fin du contrat pour clore le dossier. Sans lui, l'OPCO peut demander le remboursement de la dernière échéance. |
| Dates du certificat qui ne couvrent pas la période facturée | Les dates doivent couvrir l'ensemble des périodes facturées. |
| Participation de l'employeur oubliée | Pour un niveau 6 et plus, 750 € sont déduits de l'avance ; la copie de la facture de participation est à transmettre. |
| Solde réclamé sans les pièces | Facture, attestation de réalisation et copie de la facture de participation sous 4 mois après la fin du contrat. Sinon le solde n'est pas dû. |
| Facturation avant le dépôt du contrat | La facturation par la norme d'échange est conditionnée au dépôt du contrat. |
| Période en amont d'un contrat annulé | Si le contrat est rompu ou annulé avant son démarrage, la période en amont n'est pas payée. |
| Calcul en mois | Depuis la réforme, un mois entamé n'est plus dû en totalité : le calcul est en jours. |
Sources : Vade-mecum CFA, chapitre IV ; Centre Inffo ; OPCO 2i.
Bon à savoir. Le vade-mecum précise que la facture du CFA peut valoir certificat de réalisation si elle reprend toutes les informations du modèle, identifie l'émetteur, l'IBAN du CFA et la date.
Comment facturer les frais annexes ?
Séparément, par une facture des frais transmise au rythme des échéances ou à un rythme moindre après accord avec l'OPCO. Selon le vade-mecum, le premier équipement se facture dès la première échéance si les achats sont faits, l'hébergement et la restauration dès la deuxième, la mobilité internationale une fois réalisée. Les forfaits sont définis par l'OPCO.
Source : Vade-mecum CFA, chapitre IV.2 et IV.3.
Que se passe-t-il pour un nouveau CFA ?
Selon l'OPCO 2i, pour un CFA dont la déclaration d'activité date de moins de six mois, la première échéance de 40 % est versée après réalisation des actions de formation, au plus tard au troisième mois du contrat, sur production d'un certificat de réalisation.
Source : OPCO 2i.
Quelle checklist avant d'envoyer une facture ?
- Date de conclusion du contrat relevée, échéancier correspondant choisi
- Montant de la facture égal à l'échéance de l'accord de prise en charge, net de TVA
- Contrat déposé auprès de l'OPCO
- Certificat de réalisation joint dès la 2e échéance, dates couvrant la période
- Participation de l'employeur déduite et facture jointe (niveau 6 et plus)
- Frais annexes sur une facture distincte
- Solde : pièces envoyées dans les 4 mois après la fin du contrat
Quel courrier préparer ?
Bonjour Monsieur [Nom] / Madame [Nom],
Pour le contrat de [Prénom], la participation obligatoire de [montant] € est facturée à l'issue des 45 premiers jours de formation pratique. Elle est déduite de la somme versée par l'OPCO, qui en reçoit une copie. Vous pouvez réserver un créneau avec moi via mon lien de rendez-vous pour en parler.
Cordialement,
[Prénom Nom], Directeur — [Nom du CFA]
Que peut faire l'IA pour la facturation OPCO ?
Une IA (ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot, Le Chat ou une autre) peut comparer deux listes que vous lui fournissez (échéances de l'accord et de votre logiciel) ou reformuler le courrier ci-dessus. Elle ne doit pas calculer un échéancier de mémoire, et il ne faut lui transmettre ni IBAN ni données d'apprenti. Voyez l'IA en CFA.
Que peut-on automatiser dans la facturation ?
Un logiciel CFA peut calculer les échéances, relancer les pièces manquantes et garder les justificatifs.
| Déclencheur | Action automatique | Contrôle humain |
|---|---|---|
| Accord de prise en charge reçu | Comparaison avec les échéances du logiciel | Traitement des écarts avec l'OPCO |
| Échéance 2 à venir | Rappel du certificat de réalisation | Signature du certificat |
| Fin de contrat | Alerte pour le solde sous 4 mois | Envoi des pièces |
Mivtsaim contrôle des champs de la norme Convergence avant le dépôt d'une facture. L'automatisation prépare et alerte, la personne décide.
Questions fréquentes
Quel est l'échéancier pour un contrat récent ?
Pour les contrats conclus à partir du 1er juillet 2025 : 40 %, 30 %, 20 % puis un solde de 10 %, pour chaque année de contrat. (Centre Inffo)
À partir de quelle échéance faut-il un certificat de réalisation ?
À partir de la deuxième échéance et jusqu'au terme du contrat. (OPCO 2i)
Que se passe-t-il si les pièces du solde manquent ?
Le solde n'est pas dû : l'OPCO attend la facture, l'attestation de réalisation et, le cas échéant, la copie de la facture de participation, dans les 4 mois après la fin du contrat. (Centre Inffo)
Peut-on facturer avant le dépôt du contrat ?
Non, par la norme d'échange : la facturation est conditionnée au dépôt du contrat. (Vade-mecum CFA)
Sources
- Centre Inffo, décret sur le versement du NPEC et la participation de l'employeur
- OPCO 2i, webinaire CFA du 28 avril 2026
- Vade-mecum CFA des 11 OPCO, février 2024
Directeur de cfa. Nous avons créé Mivtsaim parce qu'aucun logiciel ne couvrait tout ce qu'un CFA fait réellement au quotidien. Il est né dans un CFA, et il est aujourd'hui ouvert à tous les centres de formation d'apprentis.