Changer de logiciel fait peur, et à raison : un CFA ne peut pas interrompre ses factures, ses dépôts ni ses preuves pendant la bascule. La difficulté n'est pas de saisir de nouveau les apprenants ; c'est de ne rien perdre de ce qui doit rester prouvable et de ne rater aucune échéance en cours.
Cet article propose une méthode en six étapes. Pour comparer les offres, lisez d'abord comment choisir un logiciel de CFA et les prix à comparer.
À retenir
- Avant toute résiliation, demandez l'export complet de vos données : le contrat avec l'éditeur doit prévoir leur restitution ou leur suppression à la fin de la prestation.
- Les contrats, les échéances et les certificats de réalisation en cours doivent continuer sans interruption : c'est le point le plus sensible de la bascule.
- Gardez, hors du logiciel s'il le faut, les preuves que vous pouvez avoir à produire : émargements, CERFA, certificats de réalisation.
- Passez par un périmètre test, puis faites tourner les deux outils en parallèle avant de résilier.
Réservez une présentation pour voir comment reprendre vos fichiers.
Réserver une présentationQue doit prévoir le contrat avec l'éditeur ?
Le contrat doit dire ce que devient votre fichier à la fin de la prestation. Pour les données personnelles, l'article 28 du RGPD exige que le contrat avec le sous-traitant prévoie que celui-ci, au choix du responsable de traitement, supprime toutes les données ou les renvoie au terme de la prestation, et détruise les copies existantes, sauf conservation exigée par le droit de l'Union ou d'un État membre.
Relisez donc trois points : le format et le délai de l'export, le moment où vos données sont détruites, et l'engagement restant à courir.
Source : CNIL, texte du RGPD, article 28.
Attention. Demandez l'export avant de résilier : après la fin du contrat, l'éditeur peut avoir le droit de détruire vos données.
Que faut-il garder pour prouver ce que vous avez fait ?
Gardez tout ce qui peut vous être demandé après la bascule. La notice du CERFA fixe une conservation de 5 ans à compter de la conclusion pour les contrats conclus à partir du 1er janvier 2024, et jusqu'au 31 décembre 2031 pour ceux conclus entre le 1er juillet 2020 et le 31 décembre 2023. Le CFA qui transmet le contrat au nom de l'employeur doit tenir à disposition le CERFA signé en cas de contrôle de l'OPCO, selon le vade-mecum, et les certificats de réalisation reprennent des mentions sur la conservation des pièces par le CFA.
À conserver à l'export, par année et par promotion : CERFA et conventions de formation, émargements avec leur horodatage (voyez la preuve de l'émargement numérique), certificats de réalisation, factures et accords de prise en charge.
Sources : notice 51649#09 du contrat d'apprentissage ; Vade-mecum CFA des OPCO, février 2024.
Comment ne pas interrompre les contrats et les factures ?
Reprenez chaque contrat actif avec son échéancier et ses dates. Pour un contrat conclu à partir du 1er juillet 2025, les OPCO décrivent un échéancier de 40 %, 30 %, 20 % puis un solde, avec un certificat de réalisation à partir de la deuxième échéance ; la facture doit égaler l'échéance calculée par l'OPCO. Le nouveau logiciel doit donc reprendre, pour chaque contrat : la date de conclusion, l'échéancier, les échéances déjà facturées et celles à venir. Voyez les erreurs de facturation à éviter.
Si vous déposez vos contrats par l'API Convergence, demandez aussi à chaque OPCO quelle procédure s'applique à un changement de logiciel : la spécification impose que chaque appel indique l'éditeur, le logiciel et sa version, et chaque OPCO délivre ses accès. Voyez l'API Convergence.
Sources : OPCO 2i, webinaire CFA du 28 avril 2026 ; Vade-mecum CFA.
Quelle méthode suivre, étape par étape ?
| Étape | Ce qu'on fait | Ce qu'on contrôle |
|---|---|---|
| 1. Inventaire | Lister les données à emporter : apprenants, entreprises, contrats, échéanciers, preuves | Rien d'oublié dans l'export |
| 2. Export | Demander l'export complet avant résiliation, dans un format lisible | Nombre de lignes par fichier |
| 3. Archive | Ranger l'export de l'ancien outil, par année et par promotion | Fichiers ouvrables hors du logiciel |
| 4. Test | Reprendre un petit périmètre (une promotion) dans le nouvel outil | Comparaison ligne à ligne |
| 5. Parallèle | Faire tourner les deux outils pendant une période de facturation | Même montant d'échéance |
| 6. Résiliation | Résilier, puis demander la confirmation de suppression des données | Attestation écrite |
Bon à savoir. Ne migrez que les données actives et utiles ; archivez le reste sous forme d'export consultable. C'est plus rapide et plus sûr que de tout recharger.
Quelle checklist avant de basculer ?
- Export complet demandé par écrit, avec le délai
- Clauses de réversibilité et de suppression relues
- Liste des contrats actifs avec échéancier et dates
- Preuves archivées par année (CERFA, émargements, certificats)
- Périmètre test repris et comparé
- Accès OPCO et dépôt de contrats vérifiés avec chaque OPCO
- Période de fonctionnement en parallèle prévue
- Attestation de suppression demandée à l'ancien éditeur
Quel courrier préparer ?
Madame, Monsieur,
Notre centre de formation d'apprentis envisage de mettre fin à son abonnement au [date]. Pouvez-vous nous indiquer le format et le délai de l'export complet de nos données (apprenants, entreprises, contrats, échéanciers, émargements, documents), ainsi que le calendrier de leur suppression, conformément à l'article 28 du RGPD ? Merci de nous confirmer par écrit la date de fin de l'accès.
Cordialement,
[Prénom Nom], Directeur — [Nom du CFA]
Que peut faire l'IA dans une migration ?
Une IA (ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot, Le Chat ou une autre) peut vous aider à préparer la correspondance entre les colonnes de l'ancien export et celles du nouveau fichier, ou à rédiger le courrier ci-dessus. Elle ne doit pas recevoir de fichier contenant des NIR, des IBAN ou des données d'apprentis : travaillez sur un extrait fictif. Voyez l'IA en CFA.
Que peut-on automatiser dans une migration ?
Un logiciel CFA peut valider un fichier avant de l'importer, signaler les lignes en erreur et permettre d'annuler un lot.
| Étape | Action automatique | Contrôle humain |
|---|---|---|
| Import d'un fichier | Contrôle des champs et des doublons avant import | Lecture des anomalies |
| Reprise des contrats | Calcul de l'échéancier à partir de la date de conclusion | Comparaison avec l'accord de l'OPCO |
| Fin de la bascule | Rapport du nombre de lignes reprises | Contrôle par échantillon |
Mivtsaim propose un import de fichiers CSV avec correspondance des colonnes, validation avant import et annulation d'un lot. L'automatisation prépare et alerte, la personne décide.
Questions fréquentes
Puis-je exiger la restitution de mes données ?
Le contrat avec l'éditeur doit prévoir, au choix du responsable de traitement, la suppression ou la restitution des données au terme de la prestation (RGPD, article 28). (CNIL)
Combien de temps conserver les CERFA ?
5 ans à compter de la conclusion pour les contrats conclus depuis le 1er janvier 2024 ; jusqu'au 31 décembre 2031 pour ceux conclus du 1er juillet 2020 au 31 décembre 2023. (notice)
Faut-il tout reprendre dans le nouvel outil ?
Non : reprenez les données actives et archivez le reste en export consultable. Les preuves restent à conserver selon leur durée.
La facturation s'arrête-t-elle pendant la migration ?
Elle ne doit pas s'arrêter : reprenez chaque échéancier avec ses dates, et la facture doit égaler l'échéance calculée par l'OPCO. (OPCO 2i)
Sources
- CNIL, texte du RGPD : article 28 (sous-traitant)
- Notice 51649#09 du contrat d'apprentissage
- Vade-mecum CFA des 11 OPCO, février 2024
- OPCO 2i, webinaire CFA du 28 avril 2026
Directeur de cfa. Nous avons créé Mivtsaim parce qu'aucun logiciel ne couvrait tout ce qu'un CFA fait réellement au quotidien. Il est né dans un CFA, et il est aujourd'hui ouvert à tous les centres de formation d'apprentis.